Fungsi Manajemen Kesehatan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang 

Manajemen merupakan suatu proses/kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi untuk menggerakkan unsur-unsur manajemen dalam mencapai tujuan tadi. Macam-macam kegiatan/aktivitas kerja sama tersebut dapat disebut sebagai fungsi manajemen. Manajemen dipimpin oleh seorang manajer yang dalam kepemimpinannya ia mengenakan atribut kepemimpinan tertentu (leadership).

Pengertian administrasi dapat didekati dari dua pengertian, yaitu sebagai unsur statis administrasi (organisasi) dan sebagai unsur dinamis administrasi (manajemen). Organisasi merupakan suatu wadah/institusi/kelompok/ikatan formal di mana terdapat orang-orang yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan di. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota venesia, italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Peristiwa penting yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah revolusi industri di inggris. Revolusi industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Banyak orang memiliki jabatan "manajer", akan tetapi dalam kenyataannya mereka hanya menjalankan kedudukan dan bukan mengarahkan sesuatu ke arah pencapaian tujuan yang tertentu. Pokok yang kedua adalah berkaitan dengan aspek "melalui orang lain". Sebagai sebuah aktivitas, manajemen selalu menyangkut orang-orang lain, yakni bawahan-bawahan; dan pada usaha untuk mengarahkan atau mengkoordinasi kerja dari orang-orang tersebut. Meskipun setiap manajer memang memiliki tugas-tugas khusus yang hanya bisa dilakukan olehnya, peran seorang manajer lebih didasarkan pada kenyataan bagaimana dia mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas bawahannya. Dalam arti ini, seorang manajer seharusnya lebih mementingkan pencapaian hasil dari para bawahannya daripada prestasinya sendiri. Sebab pencapaian hasil bersama itulah yang menentukan keberhasilan dari organisasi secara keseluruhan.

Manajemen sendiri memiliki empat fungsi yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), leading (Pemimpin) dan controlling (pengawasan). Masing-masing fungsi tersebut mempunyai peran serta manfaat sendiri dalam suatu manajemen yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam makalah ini.

B.  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di muka maka dapat dikemukakan dua rumusan masalah penelitian:

1. Apa saja fungsi-fungsi dasar manajemen?

2. Bagaimanakah Fungsi Perencanaan (Planning) dalam  Manajemen?

2. Bagaimanakah Fungsi Pengorganisasian  (Organizing) dalam Manajemen?

3. Bagaimanakah Fungsi Memimpin (Leading) dalam Manajemen?

4. Bagaimanakah Fungsi Pengendalian (Controlling) dalam Manajemen?

C.  Tujuan

Adapun tujuan dalam penulisan makalah ini adalah:

1. Untuk mengetahui fungsi-fungsi manajemen?

2. Untuk mengetahui fungsi Perencanaan (Planning) dalam  Manajemen?

3. Untuk mengetahui fungsi Pengorganisasian  (Organizing) dalam Manajemen?

4. Untuk mengetahui fungsi Memimpin (Leading) dalam Manajemen?

5. Untuk mengetahui fungsi Pengendalian (Controlling) dalam Manajemen?

D.  Manfaat

1.   Bagi Institusi sebagai sumber informasi  untuk menentukan kebijakan dalam menangani permasalahan dalam organisasi dan manajemen.

2.   Bagi Mahasiswa Prodi Kesehatan Masyarakat, agar dapat menambah wawasan dan memperluas cakrawala berpikir khususnya tentang fungsi manajemen.

3. Bagi masyarakat agar dan dapat menerapkan fungsi organisasi dan manajemen dalam menyelesaikan suatu permasalahan organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Fungsi Manejemen

           Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang artinya seni melaksanakan dan mengatur. Menurut Mary Parker Follet,  manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Ricky W. Griffin : sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.

     Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1.      Perencanaan (Planning),

Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

2.      Pengorganisasian (Organizing),

Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif.

3.      Memimpin (Leading)

Memimpin adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama.

4.      Pengendalian (Controlling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.Secara garis besar kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen dapat digambarkan seperti dibawah ini :

B.     Perencanaan (Planning)

1.      Pengertian

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Perencanaan juga merupakan suatu keputusanuntuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang, yaitu suatu tindakan yang diproyeksikan di masa yang akan datang. Salah satu tugas manajer yang terpenting di bidang perencanaan adalah menetapkan tujuan jangka panjang dan pendek organisasi berdasarkan analisis situasi di luar (eksternal) dan di dalam (internal) organisasi.

2.      Manfaat Perencanaan

Ada beberapa manfat yang dapat diperoleh oleh staf dan pimpinan jika organisasi memiliki sebuah perencnaan. Mereka akan mengetahui:

a.       Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya.

b.      Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.

c.       Jenis dan jumlah staf yang diinginkn dan uraian tugasnya.

d.      Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

Selain itu, dengan perencanaan akan diperoleh keuntungan sebagai berikut:

a.       Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur.

2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif.
3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai karena dalam perencanaan ditetapkan bernagai standar.
4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutama untuk fungsi pengawasan.

Sebaliknya, pimpinan dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa perencanaan juga memiliki kelemahan, yaitu:

a.       Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta di masa yang akan datang dengan tepat.

2. Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana.
3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai.
4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk mengadakan perubahan harus di tunda sampai tahap perencanaan berikutnya.
5. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf.

3.      Langkah-Langkah Dalam Membuat Perencanaan

  Langkah awal untuk menyusun perencanaan dapat dimulai dengan sebuah gagasan atau cita-cita yang terfokus pada situasi tertentu. Sebagai suatu proses, perencanaan kesehatan mempunyai beberapa langkah :

a.      Analisis Situasi

Analisis situasi adalah langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki oleh organisasi (data primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan observasi dan wawancara. Agar mampu melaksanakan analisis situasi dengan baik, manajer dan staf sebuah organisasi atau mereka yang diberikan tugas sebagai tim perencana harus dibekali ilmu epidemiologi, ilmu antropologi, ilmu demografi, ilmu ekonomi, dan ilmu statistic.

Analisis situasi merupakan langkah awal perencanaan yang bertujuan untuk identifikasi masalah. Yang dihasilkan dari proses analisis situasi adalah rumusan masalah kesehatan dan berbagai factor yang berkaitan dengan masalah kesehatan masyarakat yang sedang diamati serta potensi organisasi yang dapat digunakan untuk melakukan intervensi. Dari penjelasan  di atas, langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan berbagai jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah yg dijadikan dasar penyusunan perencanaan.

b.      Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya

Melalui analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data. Data dianalisis lebih lanjut menggunakan pendekatanepidemiologi  untuk dapat dijadikan informasi tentang distribusinya di suatu wilayah, berdasarkan kurun waktu tertentu.. Informasi lain yang perlu dicari adalah bagaimana tanggapan masyarakat tentang kesehatan masyarakat tersebut dan bagaimana potensi organisasi untuk memeahkannya. Informasi tersebut dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan tentang bagaimana puskesmas akan mengembangkan program intervensi.

Apa batasan tentang suatu masalah?

Masalah adalah kesenjangan yang dapat diamati antara situasi/kondisi yang terjadi dengan situasi/kondisi yang diharapkan, atau kesenjangan yang dapat diukur antara hasil yang mampu dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai.Maslah juga dapat dirumuskan dalam bentuk hambatan kerja, dan kendala yang dihadapi staf dalam pelaksanaan kegiatan program. Masalah kesehatan masyarakat adalah suatu penyakit yang berkembang pada kurun waktu tertentu dan menyerang kelompok-kelompok masyarakat di suatu masyarakat tertentu. Dengan menggunakan batasan masalah tersebut dpat dikelompokan ke dalam tiga kategori masalah yaitu masalah kesehatan masyarakat, masalah manajemen pelayanan kesehatan(masalah program), dan masalah perilaku (termasuk sikap dan pengetahuan masyarakat tentang penyakit dan kegiatan program kesehatan). Model identifikasi masalah akan membantu para manajer program kesehatan di puskesmas untuk mengkaji suatu masalah kesehatan masyarakat dan factor-faktor risikonya. Yang perlu dibedakan adalah mana masalah program (input, proses, output, dan efek) dan yang mana masalah kesehatan masyarakat (outcome/dampak dari sebuah sistem).

c.       Penetapan Sasaran

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.Sasaran sering pula disebut tujuan.Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan.Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah.Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO.Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan.Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO.

Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

d.      Merumuskan Tujuan

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya.Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional.Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek.Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali.

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.

1.      Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

2.      Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

3.      Untuk meminimalisir pemborosan.Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan.Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

4.      Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Setelah prioritas masalah kesehatan ditetapkan, manajer program menetapkan tujuan program. Semakin jelas rumusan masalah kesehatan masyarakat dengan menggunakan kriteria di atas akan semakin mudah menyusun tujuan program. Sebelum rencana kerja operasional disusun, beberapa pertanyaan berikut ini wajib dipahami oleh tim perencana:

  a.       Berapa besar sumber daya yang dimiliki oleh organisasi (potensi organisasi-How many)?

2. Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat akan dipecahkan (target program-How far)?
3. Kapan target tersebut akan dicapai (target waktu-When)?

Merumuskan program tujuan operasional berdasarkan jawaban ketiga pertanyaan tersebut di atas maka bermanfaat untuk :

  1)      Menetapkan langkah-langkah operasional program

2)      Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program

3)      Mengkaji hambatan dan Kelemahan Program

4)      Langkah keeempat proses penyusunan adalah mengkaji kembali hambatan dan kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa.

Selain mengkaji hambatan yang pernah dialami, juga dibahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin terjadi dilapangan pada saat program dilaksanakan. Jenis hambatan atau kelemahan program dapat dikategorikan ke dalam:

a.       Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

Hambatan ini merupakan aspek kelemahan organisasi.Motivasi staf rendah, pengetahuan dan keterampilan mereka kurang, staf belum mampu mengembangkan partisipasi masyarakat setempat.

b.      Hambatan yang terjadi pada lingkungan

Hambatan geografis (jalan rusak), iklim atau musim hujan, masalah tingkat pendidikan masyarakat yang masih rendah, sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif (masih banyak tabu, salah persepsi, mitos dan sebagainya).Semua kendala dan hambatan yang bersumber pada lingkungan seperti ini sebaiknya dianalisin pada saat melakukan kajian terhadap perilaku sehat-sakit masyarakat.Perilaku masyarakat yang kurang partisipasif merupakan kendala utama pelaksanaan program.

Setelah semua hambatan dianalisis, kemudian ditetapkan langkah-langkah sebagai berikut:

1)      Susun semua daftar hambatan. Hambatan mungkin terjadi pada staf atau para pelaksana, peralatan, informasi, biaya dan waktu, geografis, iklim, dan peran serta masyarakat.

2)      Pilih hambatan kendala yang dapat dihilangkan, mana yang di anggap sebagai tantangan untuk dimodifikasi atau dikurangi dan mana yang sama sekali tidak dapat dihilangkan.

3)      Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun, tetapi tetap waspada dengan berbagai hambatan dan kendala di lapangan.

e.       Menyusun Rencana Kerja Operasional

      Hambatan (kelemahan) yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji dulu sebelum KRO disusun. Jika tidak, program yang akan dilaksanakan terhambat oleh factor internal organisasi. Factor lingkungan di luar organisasi seperti peran serta masyarakat dan kerjasama lintas sector juga penting di kaji sebagai bagian dari strategi pengembangan program di lapangan.

      Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai. Proses perencanaan yang terakhir adalah menetapkan alternative kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah ini dilakukan sebelum proses penyusunan RKO. Format senuah RKO yang lengkap terdiri dari:

a.       Alasan utama disusunnya RKO (Mengapa program ini dilaksanakan-WHY)

2. Tujuan (apa yang ingin dicapai-WHAT)
3. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya-HOW)
4. Pelaksana dan sasarannya (Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatan program-WHO)
5. Sumber daya pendukung (what kind of support)
6. Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan-Where)
7. Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dilaksanakan-When)

Tipe Perencanaan yang Digunakan Manajer

a.   Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)

Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang

b.   Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)

Perencanaan untuk Jangka waktu 5 tahun atau lebih

c.   Perencanaan Strategi

Perencanaan Strategi adalah  Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya. Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi

Manajemen strategi adalah proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang. Tahap manajemen strategi:

1.      Perumusan strategi (strategy formulation)

2.      Pengimplementasian strategi (strategy implementation)

      Strategi yang digunakan organisasi. Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:

1)      Strategi korporasi (corporate strategy)

Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.

2)      Strategi bisnis (business strategy)

Strategi untuk bisnis satu produk lini. Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.

3)      Strategi fungsional (functional strategy)

Mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi. Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran.

Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya.

Pendekatan-pendekatan Perencanaan

1.      Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2.  Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah..

C.    Organizing (Pengorganisasian)

1.      Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok  dan wewenang, dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, financial, material dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Berdasarkan penjelasan tersebut, organisasi dapat dipandang sebagai wadah kerjasama sekelompok orang –organisasi bersifat statis. Organisasi juga dapat dikaji dari sisi proses kerjasama. Dalam hal ini organisasi dilihat dari proses kerjasama staf yang berisi uraian tugas untuk mencapai tujuan –organisasi bersifat dinamis. Organisasi juga dapat dikaji dari bagaimana pimpinan menggunakan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi – organisasi sebagai alat pimpinan.

3.      Manfaat Pengorganisasian

Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer akan dapat mengetahui :

a.  Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok. Tugas pokok staf dan prosedur kerja merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan sebagai panduan kinerja staf.

b.  Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah organisasi. Hubungan ini akan terlihat pada struktur organisasi.

c.  Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan tugas-tugas pokok yang diberikan kepada mereka.

d.    Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. Tugas staf dan pemanfaatan fasilitas fisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin untuk membantu staf, baik secara individu maupun kelompok mencapai tujuan organisasi.

4.      Langkah-langkah Pengorganisasian

Ada 6 langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian, yaitu  :

a.       Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tujuan organisasi sudah disusun pada saat fungsi perencanaan.

b.      Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini, pimpinan yang mengemban tugas pokok organisasi sesuai dengan visi dan misi organisasi. Untuk itu, ia membagi tugas pokoknya pada staf yang ada. Dari sini akan muncul gagasan departementalisasi, pengembangan bidang-bidang, seksi-seksi dan sebagainya sesuai dengan kegiatan pokok.

c.   Menggolongkan kegiatan pokok kedalam satuan kegiatan yang praktis (elemen kegiatan). Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus mencarminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf.

4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Pengaturan ruangan dan dukungan alat-alat kerja adalah salah satu contohnya.
5. Penugasan personil yang cakap yaitu memilih dan menempatkan staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas. Bagian ini perlu dipahami oleh manajer personalia pada saat mengangkat atau memilih staf pejabat atau yang akan melaksanakan tugas-tugas tertentu organisasi.
6. Mendelegasikan wewenang.

5.      Prinsip Manajemen Organisasi

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari.

1. Pembagian kerja (Job Deskription)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps

Fungsi Manajemen yang Lazim Ditempuh

a.       Membentuk susunan jabatan dan peranan dengan pemberian nama.

2. Membagi pekerjaan yang akan dilakukan , menetapkan tugas-tugas dan tanggung jawab.
3. Membentuk sistem-sistem kekuasaan dan status formal.
4. Membentuk suatu struktur organisasi untuk melakukan komunikasi-komunikasi internal.

Job description

Job description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan. Job description juga dapat menjadi alat pengukur prestasi karyawan. Tugas, wewenang dan pola hubungan dapat menjadi parameter prestasi dari seorang karyawan. Dengan menetapkan parameter tersebut di awal masa kerja, maka semua pihak dapat menilai obyektivitas dari suatu keputusan manajemen tanpa takut ada faktor like and dislike.

Karyawan pun akan merasa nyaman memilki job description yang jelas. Ia akan mengetahui secara jelas area pekerjaan, tanggung jawab dan wewenangnya. Ia juga akan mengetahui dengan jelas garis koordinasinya, baik vertikal (atas dan bawah) mapun horizontal. Ia juga dapat mengetahui tugas-tugas tambahan yang diberikan kepadanya, sehingga dapat memperoleh bonus sesuai haknya.

         Sebagai penentu besarnya kompensasi yang diterima oleh karyawan sesuai dengan isi dari job description tersebut, yang sudah dikerjakan. Selain itu, job description juga berperan dalam hal remunerasi, yaitu peningkatan jabatan.

         Dari definisi ini dapat diketahui bahwa job description merupakan suatu uraian mengenai jabatan atau posisi dalam suatu perusahaan. Dan dari uraian ini akan dapat diketahui kewenangan dari tiap-tiap departemen atau dari tiap-tiap bagian, serta penanggungjawab dari tiap-tiap departemen tersebut. Setiap pekerjaan yang dilakukan atau dijalankan tentu merupakan tanggung jawab bagi pelaksana pekerjaan tersebut. Sehingga dapat diketahui penanggungjawab dari tiap-tiap departemen. Karenanya, dengan adanya job description, pimpinan perusahaan hanya meminta laporan dari penanggungjawab dari tiap-tiap departemen. Dengan dijalankannya hal ini, suatu perusahaan dapat berjalan dengan tertib dan efisien.

D.    Memimpin (Leading)

1.      Pengertian

Memimpin adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya.

Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain. Fungsi aktuasi/actuating merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerja sama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi aktuasi tidak terlepas dari fungsi manajemn lainnya. Fungsi penggerak dan pelaksanaan dalam istilah lainnya yaitu actuating (member bimbingan), motivating (membangkitkan motivasi), directing (memberikan arah), influencing (mempengaruhi) dan commanding (memberikan komando atau perintah). (Muninjaya, G, A, A. 2004).

Pelaksanaan/pergerakkan (actuating) merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a.       Merasa yakin akan mampu mengerjakan.

b.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.

c.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting.

d.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.

e.       Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

     2.      Tujuan Fungsi Aktuasi dalam Memimpin

Tujuan fungsi aktuasi :

a.       Menciptakan kerja sama yang lebih efisien.

b.      Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf.

c.       Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan.

d.      Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi kerja

3.      Fungsi Penggerakan

Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan :

a.       Koordinasi kegiatan

Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan, mengkoordinasikan kegiatan dan menyampaikan keputusan

b.   Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi

c. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi  Pemantauan dan pengawasan, logistik (perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang), akuntasi dan organisasi.

d.   Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan.

4.      Tahapan Penggerakan dan Pelaksanaan

Tindakan penggerakan dan pelaksanaan dibagi dalam tiga tahap, yaitu:

a.  Memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga timbul kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik. Tindakan ini juga disebut motivating.

b.    Pemberian bimbingan melalui contoh-contoh tindakan atau teladan. Tindakan ini juga disebut koding yang meliputi beberapa tindakan, seperti: pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahuan maupun ketrampilan staf.

c.  Pengarahan (directing atau commanding) yang dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk yang benar, jelas dan tegas. Segala saran-saran atau instruksi kepada staf dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas agar terlaksana dengan baik terarah kepada tujuan yang telah ditetapkan.

 4.    Hal-Hal yang Harus diLakukan Pemimpin dalam Memotivasi Karyawan

Sumber dari motivasi kerja diantaranya adalah adanya kesempatan untuk berkembang, jenis pekerjaan yang dilakukan, serta adanya perasaan bangga menjadi bagian dari organisasi dimana seseorang tersebut bekerja. Di samping itu, motivasi kerja juga dipengaruhi oleh perasaan aman dalam bekerja, gaji yang adil dan kompetitif, lingkungan kerja yang menyenangkan, penghargaan atas prestasi kerja, serta perlakuan yang adil dari pimpinan.

Dalam suatu organisasi formal, motivasi merupakan tugas seorang pimpinan untuk membuat karyawan melakukan apa yang harus dilakukan. Pimpinan dapat memotivasi karyawan dengan berbagai cara, diantaranya:

a.    Menginspirasi, yaitu dengan memasukkan semangat ke dalam diri orang agar bersedia melakukan sesuatu dengan efektif. Orang diinspirasi melalui kepribadian pimpinan, keteladanannya, dan pekerjaan yang dilakukannya secara sadar atau tidak sadar.

b.  Memotivasi dan mendorong untuk melakukan apa saja yang harus dilakukan melalui pujian, persetujuan dan bantuan.

c.  Membuat orang merasa harus melakukan apa yang harus dilakukan dengan sesuatu cara, termasuk paksaan, kekerasan dan ancaman jika perlu. Namun, motivasi jenis ini sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan zaman dan bersifat negatif karena karyawan bekerja disebabkan adanya paksaan tanpa ada motif dari dirinya sendiri.

     Beberapa usaha yang dapat dilakukan oleh pimpinan dalam menumbuhkan motivasi untuk meningkatkan semangat kerja karyawan, diantaranya:

1)  Memberikan kepada karyawan keterangan yang mereka perlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan dengan baik

2)      Memberikan kesempatan umpan balik secara teratur;

3)  Meminta masukan dari karyawan dan melibatkan mereka di dalam keputusan yang mempengaruhi pekerjaan mereka

4)     Membuat saluran komunikasi yang mudah dipergunakan, sehingga karyawan dapat menggunakannya untuk mengutarakan pertanyaan/kehawatiran mereka dan memperoleh jawaban;

5)      Belajar dari para karyawan itu sendiri apa yang memotivasi mereka;

6)      Menghargai karyawan karena pekerjaan mereka yang baik secara umum.

7)      Terus menerus memelihara hubungan dengan karyawan yang dbawahi;

8)      Memberi selamat secara pribadi kepada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan baik

9)      Kenalilah kebutuhan-kebutuhan pribadi karyawan karena karyawan akan lebih terdorong untuk bekerja bagi perusahaan yang memperhatikan keperluan pribadinya

10)  Menulis memo secara pribadi kepada karyawan tentang hasil kinerja mereka;

11)  Memastikan apakah karyawan mempunyai sarana kerja yang terbaik;

12)  Memberi karyawan satu pekerjaan yang baik untuk dikerjakan dan pimpinan harus memperlihatkan kepada karyawan bagaimana mereka dapat berkembang dan memberi kesempatan untuk mempelajari kemampuan-kemampuan baru

13)  Membantu berkembangnya rasa “bermasyarakat” sehingga karyawan akan merasa betah di dalamnya

14)  Gajilah karyawan secara bersaing berdasarkan apa yang mereka kerjakan;

15)  Menawarkan “pembagian keuntungan” (profit sharing) kepada karyawan.

E.     Pengendalian (Controlling)

1.      Pengertian

     Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

     Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

     Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

1)      Penetapan standar pelaksanaan

2)      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

3)      Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4)      Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

5)      Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

5.      Manfaat Pengendalian

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

a.       Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

b.  Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

c.   Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

d.      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan

e.       Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan. 

6.      Proses Pengendalian

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengendalian manajerial yaitu:

a.       Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi

b.      Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.

c.       Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

      Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

1.      Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

2.      Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

          Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, dan pengendalian. Terkadang fungsi pemantauan dan fungsi evaluasi sulit untuk dipisahkan. Fungsi manajemen puncak misalnya meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.

            Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dicapai.

Pengawasan juga bisa dibedakan menurut sifat dan waktunya:

1.      Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif.

2.      Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

3.      Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.

4.      Pengawasan berkala, adalah  pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester.

5.      Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.

6.      Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

3.      Metode Pengukuran Kinerja

           Penilaian prestasi kerja ini pada dasarnya merupakan salah satu faktor kunci guna  mengembangkan suatu perusahaan secara efektif dan efisien. Penilaian prestasi kerja juga memungkinkan para karyawan untuk mengetahui bagaimana prestasi kerja mereka, dan sejauh mana hasil kerja mereka dinilai oleh atasan. Kegiatan penilaian ini dapat  memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberi umpan balik kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja mereka. Ada banyak metode untuk melakukan penilaian prestasi kerja  karyawan, namun  tidak ada satupun metode yang dapat diberlakukan secara umum. Masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri. jadi kuncinya adalah mengenali keterbatasan metode yang dipergunakan perusahaan dan mengolahnya sebisa mungkin. Metode penilaian prestasi kerja karyawan pada dasarnya dikelompokkan atas 2  (dua) bagian (Hasibuan, 2008) :

a.       Metode Tradisional

Metode ini merupakan metode yang berorientasi pada masa lalu dan paling sederhana untuk menilai prestasi kerja karyawan yakni:

1)      Rating Scale

Metode ini merupakan metode penilaian yang paling tua dan banyak digunakan. Metode ini memerlukan penilai untuk memberikan suatu evaluasi yang subjektif mengenai penampilan individu pada skala dari rendah sampai ke skala yang tinggi.

2)      Check List

Dengan metode ini, penilai sebenarnya tidak menilai tetapi hanya memberikan masukan/informasi bagi penilaian yang dilakukan oleh bagian personalia. Penilai hanya  memilih kalimat-kalimat atau kata-kata yang menggambarkan prestasi kerja dan  karakteristik setiap individu karyawan, baru melaporkannya kepada bagian personalia untuk menetapkan bobot nilai, indeks nilai, dan kebijaksanaan selanjutnya bagi karyawan  yang bersangkutan.

3)      Critical Incident

Dengan metode ini, penilai harus mencatat semua kejadian mengenai tingkah laku

karyawan sehari-hari, yang kemudian dimasukkan ke dalam buku catatan khusus yang  terdiri dari berbagai macam kategori tingkah laku karyawan. Misalnya mengenai insiatif,  kerjasama, dan keselamatan.

4)  Freefrom Essay

Dengan metode ini, seorang penilai diharuskan membuat karangan yang berkenaan dengan orang/karyawan yang sedang dinilainya.

5)  Paired Comparation

Metode ini adalah metode penilaian dengan cara seorang karyawan dibandingkan dengan seluruh karyawan lain, sehingga terdapat berbagai alternatif keputusan yang akan diambil. Metode ini hanya diperlukan untuk jumlah karyawan yang sedikit.

   b. Metode Modern

Metode modern ini merupakan perkembangan dari metode tradisional dalam menilai prestasi karyawan. Yang termasuk ke dalam metode modern ini adalah :

1)      Assesment Centre

Metode ini biasanya dilakukan dengan pembentukan tim penilai khusus. Tim penilai  khusus ini bisa dari luar lingkungan perusahaan, dari dalam lingkungan perusahaan, maupun kombinasi dari luar dan dalam lingkungan perusahaan. Cara penilaian tim dilakukan dengan wawancara, permainan bisnis, dan lain-lain. Nilai indeks prestasi kerja setiap karyawan adalah rata-rata bobot dari penilai. Indeks prestasi dengan cara ini diharapkan akan lebih baik dan objektif oleh beberapa orang anggota tim penilai.

2)      Management By Objective (MBO)

Dengan metode ini, karyawan diikusertakan dalam perumusan dan pemutusan persoalan. Adapun ciri-ciri dari Management By Objective (MBO) adalah : adanya interaksi antara atasan dengan bawahan secara langsung dalam menentukan sasaran dan kriteria pekerjaannya. Menekankan pada masa sekarang dan masa lampau dan menekankan pada hasil yang hendak dicapai.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari beberapa penjelasan di atas penulis dapat mengambil sebuah kesimpulan bahwa manajemen merupakan sebuah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Adapun fungsi-fungsi manajemen meliputi beberapa hal yaitu:

1.   Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut.

2.  Organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen.

3.   Leading fungsi manajemen yg berkenaan dgn bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.

4.   Controlling fungsi manajemen yg berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan

B.     Saran

1.      Untuk seseorang yang bergerak dibidang manajemen, kita harus memahami betul-betul fungsi dari semua bagian dari sistem manajemen. Agar tidak terjadi kesalah-fahaman antara bagian satu dengan yang lainnya. Karena banyaknya pandangan mengenai fungsi-fungsi dasar manajemen

2.      Untuk seseorang manager suatu bisnis sebaiknya hanya mengikuti satu fungsi dasar saja sebagai alur yang akan kita pakai dalam bisnis tersebut agar tidak terjadi kesalah-fahaman antara bagian perencanaan, pengorganisasian , Memimpin/Menggerakan dan pengawasan atau pengendalian.

  

DAFTAR PUSTAKA

Amsyari F. 2009. Prinsip-prinsip dan Dasar Statistik dalam Perencanaan Kesehatan; Lembaga

Basu Swastha,2008. Azas AzasManajemen Modern; Penerbit Liberty, Yogyakarta.

Gde, Muninjaya A.A.2004. Manajemen Kesehatan.Jakarta: Buku Kedokteran EGC.

http://akhmadsudrajat.wordpress.com/author/akhmadsudrajat.

http://littleworldever.blogspot.com/2011/04/laporan-praktikum-actuating.html

Manulang.2012. Dasar-dasar Manajemen; Ghalia Indonesia, cetakan ke 15, Jakarta.

Muninjaya, A.A. Gde. 2009. Manajemen Kesehatan. Penerbit Buku Kesehatan : Jakarta.Penerbitan Universitas Airlangga, Surabaya.

           

Prayitno S. 2005. Dasar-dasar Administrasi Kesehatan Masyarakat; Airlangga University Press, Surabaya.

www.google.com//mengenal sistem manajemen perusahaan Chapter. 14 . Evaluasi Manajemen (1) « Smk Negeri 3 Kimia Madiun.htm